De klachtenprocedure

Woonpartners vindt het belangrijk dat haar dienstverlening voldoet aan de wensen van haar klanten en aansluit bij wat u van ons verwacht. Ondanks onze inspanningen, kan het helaas voorkomen dat u teleurgesteld bent in de kwaliteit van onze dienstverlening. Laat ons dit dan weten. Dan hebben wij de gelegenheid om naar een passende oplossing te zoeken en kunnen wij onze dienstverlening verbeteren.

We vinden het belangrijk dat onze medewerkers de kans krijgen om uw ontevredenheid samen met u op te lossen. Daarom vragen wij u om dit eerst te bespreken met de medewerker die uw vraag of melding behandelde. Zo kan hij of zij direct reageren en samen met u naar een oplossing zoeken.

Lukt het niet om samen tot een passende oplossing te komen? Dient u dan een officiële klacht bij ons in. Het gaat hierbij om een klacht over de dienstverlening of het handelen van een van onze medewerkers. Om de klacht in te dienen kunt u gebruikmaken van ons klachtenformulier. Om u te verzekeren van een goede afhandeling van uw klacht volgt u de richtlijnen van de klachtenprocedure:

1: Een klacht indienen
Geef u klacht schriftelijk aan ons door. Onze klantenservice kan u eventueel helpen bij het invullen van het klachtenformulier. Let op: als blijkt dat u uw klacht nog niet heeft besproken met de medewerker om wie het gaat, nemen wij uw klacht niet in behandeling.

2: We nemen uw klacht in behandeling
We kijken altijd eerst of het gaat om een klacht over onze dienstverlening of het handelen van een van onze medewerkers. Soms gaat het om een melding over bijvoorbeeld burenoverlast of een reparatieverzoek en daarvoor zijn er andere formulieren.

3: Uitspraak
Op basis van de informatie van u en van de betrokken medewerkers beslist de manager welke oplossing we u bieden. U ontvangt binnen vier weken na de ontvangst van het klachtenformulier een brief met de geboden oplossing. Als we meer tijd nodig hebben voor de behandeling van uw klacht, dan laten we dit altijd aan u weten.

4: Toch niet tevreden met de geboden oplossing?
Bent u ontevreden met de aangeboden oplossing? Dan kunt u zich richten tot onze directeur-bestuurder. Deze neemt uw klacht nogmaals in overweging en u krijgt binnen twee weken een schriftelijke reactie.  

5: Niet eens?
Bent u het alsnog niet eens met het antwoord van de directeur-bestuurder? Dan is de klacht een geschil geworden. Een geschil kunt u ter beoordeling voorleggen aan de onafhankelijke Regionale Geschillencommissie. Deze commissie is er voor alle klanten die de interne klachtenprocedure hebben doorlopen, maar er samen met ons niet uitkomen. Meer informatie hierover vindt u hier.

 

Uitgelicht

Formulieren